A tecnologia como uma aliada na preservação da memória institucional de uma organização

Este trabalho relata o caso de uma empresa no ramo comercial que ao longo dos anos, acumulou fotografias impressas e precisou com urgência solucionar esse problema e conseguiu encontrar na integração da comunicação com a tecnologia o resultado para esse contratempo.

Este texto é fruto da disciplina de Pós-Graduação “Produção e Inovação Científica” ministrada como último módulo para a formação dos alunos da Laboro. Nela, os alunos aprendem como aplicar conceitos e ferramentas de forma assertiva e criativa para fomentar a inovação na ciência.

Autora: Luana Luísa Braga Santos, aluna do MBA de Gestão de Pessoas e Liderança.

Uma empresa no ramo do comércio se deparou com o problema de acúmulo de fotografias antigas impressas, que por falta de local apropriado para conservar o arquivo, poderiam se deteriorar. Para preservar a memória institucional de forma apropriada, a entidade, após pesquisar sobre o assunto, encontrou a solução na tecnologia por meio de digitalização de imagens.

Por ser uma grande empresa atuante em diversos serviços, o acervo fotográfico diz respeito às ações realizadas pela organização, sendo utilizado para divulgação da instituição. Conforme a demanda e a imagem que a corporação deseja transmitir, as fotos são manuseadas diariamente, sendo necessária a criação de um sistema organizacional de consulta rápida com as fotografias catalogadas. Devido a necessidade da empresa, para a preservação dos registros fotográficos que definem e dão valor à instituição e a todo seu trabalho realizado ao longo de setenta e dois anos, é de primordial importância que sua história seja conservada, tenha um propósito de pesquisa, pois M.G. Pena e A. C. Silva afirmam:

Todo documento, quando é produzido, tem suas finalidades especificas e    entre essas não figura a de servir como testemunha histórica. O documento tem valor histórico quando este serve para satisfazer as perguntas de um objeto de pesquisa
(PENA e SILVA, 2008).

Ao criar o arquivo digital, a empresa irá proporcionar aos funcionários e à clientela o acesso a toda a sua história através de imagens disponibilizadas na internet, por meio do processo de digitalização, que vem sendo aplicado em várias empresas, conforme M.G. Pena e A. C. Silva:

Já nos dias atuais encontramos uma série de instituições que vêm realizando projetos de digitalização de seus acervos. Vale ressaltar que para elas essa operação ainda é muito delicada, pois esbarram no problema de terem que custear manutenção física do material e ainda dispor de pessoal técnico e qualificado para a digitalização. Uma saída para essas instituições tem sido as parcerias feitas com empresas privadas e até mesmo púbicas. O avanço na informática possibilita-nos hoje uma grande troca de informações. Hoje o material pode ser melhor catalogado através de bancos de dados facilitando a consulta aos interessados (PENA e SILVA, 2008).

A Assessoria de Comunicação da empresa formou uma comissão de fotografia, composta por funcionários, que selecionaram fotos específicas das atividades realizadas pela organização. Concluída essa etapa do processo, o próximo passo seria pesquisar empresas que atuassem na área de digitalização de fotografias e solicitar orçamento para realizar esse serviço, considerando-se os ativos financeiros da organização. Para Carli, “de maneira muito simples, um processo deve oferecer como resultado econômico para a organização muito mais do que o seu consumo de recursos financeiros, ou seja, seu capital empregado” (CARLI, 1969, p.158).

Com a digitalização sendo realizada, a Assessoria de Comunicação e o setor de Tecnologia da Informação, alinham estratégias do projeto, como local de armazenamento das imagens digitais e seu acesso. Assim, o setor de TI orientou que as fotos estariam disponíveis a priori como teste, armazenadas em nuvem institucional. Para Michel, “Através da Internet é possível que o trabalho da Assessoria de Comunicação de uma empresa seja facilitado e bem direcionado ao seu público-alvo, informando-os de uma forma diferenciada e específica, proporcionando assim uma comunicação adequada” (MICHEL, 2009, p.14).

Após o processo de digitalização, as fotos impressas serão encaminhadas aos setores competentes, solucionando o problema de acúmulo de fotos, valorizando e fortalecendo a memória iconográfica institucional.

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REFERÊNCIAS

CARLI, Edson. Gestão de mudanças aplicada a projetos: ferramentas de change management para unir PMO E CMO. Rio de Janeiro: Ed. BRASPORT, 1969. E-book. Disponível em: https://ler-online.saraiva.com.br/reader_saraiva/#. Acesso em: 14.jun.2020.

MICHEL, Margareth de Oliveira. A Comunicação Organizacional e as Organizações na Rede: TICs, Internet e Mudanças na Comunicação. IN INTERCOM – Sociedade Brasileira de Estudos Interdisciplinares da Comunicação – XXXII Congresso Brasileiro de Ciências da Comunicação, Curitiba, 2009. Anais […]. Curitiba, 2009. Disponível em: https://www.intercom.org.br/papers/nacionais/2009/resumos/R4-2522-1.pdf. Acesso em: 14.jun. 2020.

PENA, M. G.  SILVA, A.C. A digitalização de documentos históricos e a gestão eletrônica de documentos para disponibilização on line. Saber Digital: Revista Eletrônica do CESVA, Valença, v. 1, n. 1, p. 85-102, mar./ago. 2008. Disponível  em http://revistas.faa.edu.br/index.php/SaberDigital/article/view/226/187. Acesso em: 14.jun.2020.

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